अन्य व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं के साथ संवाद करने के लिए, संगठन को एक इलेक्ट्रॉनिक, और कभी-कभी एक नियमित मेलबॉक्स की आवश्यकता होती है। पहला आपके या तीसरे पक्ष के सर्वर पर स्थापित किया जा सकता है, और दूसरा आपके स्थानीय डाकघर में स्थापित किया जा सकता है।
अनुदेश
चरण 1
यदि संगठन का अपना डोमेन नाम है, तो आप सर्वर पर सेंडमेल प्रोग्राम या समान प्रोग्राम चलाकर उस पर मेलबॉक्स प्राप्त कर सकते हैं। मेल सर्वर स्वयं संगठन के क्षेत्र में और होस्टिंग प्रदाता के सर्वर रूम में स्थित हो सकता है। प्रोग्राम को उसी सर्वर पर भी चलाया जा सकता है जिसका उपयोग आधिकारिक वेबसाइट को जनता के सामने लाने के लिए किया जाता है। मुख्य बात यह है कि इसके लिए एक DNS रिकॉर्ड बनाया जाता है। संगठन के सिस्टम व्यवस्थापक को संगठन में विभिन्न लोगों के लिए इस सर्वर पर खाते बनाने का निर्देश दें। आधिकारिक वेबसाइट पर प्राप्त ई-मेल पते को इंगित करें। इस विकल्प को सबसे प्रतिष्ठित माना जा सकता है (पते साइट के समान दूसरे स्तर के डोमेन पर स्थित होंगे), हालांकि, स्पैम और वायरस से मेलबॉक्स की विश्वसनीय सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, सिस्टम व्यवस्थापक को बहुत प्रयास करना होगा।
चरण दो
ई-मेल बॉक्स बनाने के लिए कुछ हद तक कम प्रतिष्ठित विकल्प एक प्रदाता की उपयुक्त सेवाओं का उपयोग करना है जो संगठन को इंटरनेट एक्सेस प्रदान करता है (इसे एक होस्टिंग प्रदाता के साथ भ्रमित न करें)। फिर पते प्रदाता की साइट के समान द्वितीय-स्तरीय डोमेन पर स्थित होंगे। कृपया ध्यान दें कि मेलबॉक्स प्राप्त करने की इस पद्धति का मुख्य नुकसान उनकी छोटी मात्रा है। समय पर सफाई के अभाव में, वे जल्दी से ओवरफ्लो हो जाते हैं, और यदि उन्हें स्पैमर की सूची में शामिल किया जाता है, तो उनके पते को दूसरों में बदलना मुश्किल होता है।
चरण 3
किसी संगठन के लिए ई-मेल बॉक्स प्राप्त करने का सबसे कम प्रतिष्ठित, लेकिन सबसे सुविधाजनक तरीका सार्वजनिक मेल सर्वर का उपयोग करना है। उनकी सेवाएं नि:शुल्क प्रदान की जाती हैं, और वे स्पैम के खिलाफ और कभी-कभी वायरस से काफी उच्च गुणवत्ता वाली सुरक्षा प्रदान करती हैं। ऐसे सर्वर पर बनाए जा सकने वाले बॉक्स का आयतन कई गीगाबाइट हो सकता है। और इनमें से कुछ सर्वर (जैसे जीमेल) दूसरों की तुलना में कम प्रतिष्ठित माने जाते हैं।
चरण 4
आपका मेलबॉक्स चाहे जिस सर्वर पर स्थित हो, उसे सुरक्षित रखना महत्वपूर्ण है। एक मजबूत पासवर्ड सेट करें, और अपने सुरक्षा प्रश्न के उत्तर के रूप में वर्णों का एक यादृच्छिक क्रम दर्ज करें। अपना पासवर्ड समय-समय पर बदलते रहें।
चरण 5
कागजी पत्राचार प्राप्त करने में सक्षम होने के लिए, डाकघर बॉक्स बनाने के लिए संगठन के निकटतम डाकघर से संपर्क करें। अनुबंध प्रपत्र सहित दस्तावेजों का एक सेट प्राप्त करने के बाद, सभी आवश्यक कागजात भरें। वेबसाइट पर पोस्टल कोड और पोस्ट ऑफिस बॉक्स नंबर इंगित करें। इसके लिए समय पर भुगतान करना याद रखें।
