निवर्तमान पत्रों का रजिस्टर एक अनिवार्य दस्तावेज है। इसके संकलन के नियम रूसी पोस्ट द्वारा स्थापित किए गए हैं और f.103 के रूप में परिलक्षित होते हैं। पत्रों का एक छोटा बैच भी भेजते समय इस दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है।
अनुदेश
चरण 1
अपने दस्तावेज़ के लिए एक प्रस्तावना बनाएँ। रजिस्टर के इस हिस्से में प्रेषक के बारे में जानकारी होनी चाहिए, यानी आपकी कंपनी का नाम, संक्षिप्त रूप में उसका कानूनी रूप, अंतिम नाम, पहला नाम और उस कंपनी के प्रमुख का संरक्षक जिसमें आप काम करते हैं। साथ ही, दस्तावेज़ को संकलित करने की तिथि भी इंगित करें।
चरण दो
दस्तावेज़ के मुख्य भाग को भरने के लिए आगे बढ़ें, जिसमें एक तालिका होती है। तालिका अनुभाग में निम्नलिखित कॉलम होने चाहिए: क्रमांक रिकॉर्ड करें, किसको, डाक कोड, पत्र / अधिसूचना, मेल मार्क। पहला कॉलम भरना आसान है: बस टेबल में सभी रिकॉर्ड्स की एंड-टू-एंड नंबरिंग डालें। अंतिम संख्या आपके द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल की संख्या से मेल खाना चाहिए। दूसरे कॉलम में, आप अपने उद्यम के पतेदारों का डेटा लिखेंगे: कानूनी संस्थाओं के नाम या व्यक्तियों के उपनाम, नाम और संरक्षक। तीसरा कॉलम भरना सुनिश्चित करें। ऐसा करने के लिए, पहले न केवल उस व्यक्ति का पता, जिसे पत्राचार भेजा जाना चाहिए, बल्कि उसका डाक कोड भी पता करें। सूचकांक निर्दिष्ट किए बिना, डाकघर को पत्र स्वीकार नहीं करने का अधिकार है। अगले कॉलम में, उस प्रकार के पत्राचार को इंगित करें जिसे आप भेजना चाहते हैं। आपको अंतिम कॉलम भरने की आवश्यकता नहीं है। यह डाकघर के कर्मचारी द्वारा जांचा जाना चाहिए जो आपसे पत्र स्वीकार करता है।
चरण 3
रजिस्टर की शुद्धता की जांच करें और इसे डाक कर्मचारी को सौंप दें। अब उसे दस्तावेज़ में दर्ज किए गए डेटा की शुद्धता की जांच करनी चाहिए और उचित अंक बनाना चाहिए। अपनी रजिस्ट्री के अलावा, डाकघर के कर्मचारियों द्वारा आंतरिक डाक मानकों के अनुसार तैयार किए गए दस्तावेजों को लें। यह दस्तावेज़ पत्र-व्यवहार की गतिविधि के आपके व्यक्तिगत लेखा-जोखा के लिए ज़रूरत से ज़्यादा नहीं होगा। रसीद को रजिस्टर में संलग्न करें और इसे एक विशेष फ़ोल्डर में दर्ज करें जिसमें आउटगोइंग अक्षरों की गणना की जाती है।
