कार्यालय के कर्मचारियों को अक्सर फैक्स से पत्र भेजने पड़ते हैं। मामले पूरी तरह से अलग हो सकते हैं, लेकिन अगर आप पहली बार इस तरह की समस्या का सामना कर रहे हैं तो क्या करें और यह बिल्कुल नहीं पता कि फैक्स पर पत्र कैसे भेजा जाए।
निर्देश
चरण 1
एमएस वर्ड में अपना पत्र लिखें, उस टेम्पलेट का उपयोग करके जिसे आप एमएस प्रकाशक में कंपनी लोगो जोड़ने के लिए उपयोग कर सकते हैं। यदि आपको स्प्रेडशीट लिखने और फ़ैक्स करने की आवश्यकता है तो MS EXEL का उपयोग करें। यदि आप चित्र भेजेंगे, तो उनके पास.jpgG एक्सटेंशन होना चाहिए।
चरण 2
ध्यान रखें कि एक मानक पत्र का आकार जिसे फैक्स किया जा सकता है वह A4 पृष्ठ है। लिखने के लिए आवश्यक फ़ॉन्ट कम से कम १० बिंदु आकार का है। इस कारण से, अपने सभी विचारों को एक शीट पर रखना सबसे अच्छा है ताकि आपको एक से अधिक पृष्ठों पर जानकारी न भेजनी पड़े।
चरण 3
सभी जानकारी स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से बताएं। पत्र में जो आप फैक्स भेजेंगे, वही लिखें जो आपके प्राप्तकर्ता के लिए उपयोगी और दिलचस्प होगा। यदि, उदाहरण के लिए, आपको कोई विशिष्ट अनुरोध भेजा गया है, तो उसका ठीक-ठीक उत्तर दें, विषय से विचलित हुए बिना, आदि।
चरण 4
अक्षरों में छोटे चित्र या चित्र न डालें, वे धुंधले हो सकते हैं, और परिणामस्वरूप, प्राप्तकर्ता को आपके या आपकी कंपनी के बारे में केवल एक नकारात्मक राय प्राप्त होगी। संदेश के अंत में अपना पता, टेलीफोन / फैक्स नंबर या अन्य संपर्क जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें।
चरण 5
अपना पत्र प्रिंट करें। प्रिंट गुणवत्ता के लिए दस्तावेज़ की जांच करें, यह अच्छा होना चाहिए, सभी अक्षर स्पष्ट होने चाहिए और धुंधले नहीं होने चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता पाठ को बाहर कर सके। यदि आपको कोई कमियां मिलती हैं, तो उन्हें सुधारें और पत्र को दोबारा प्रिंट करें।
चरण 6
फ़ैक्स पर दस्तावेज़ फ़ीड ट्रे खोलें। यह आमतौर पर मशीन के पीछे स्थित होता है। अपना पत्र नीचे की ओर डालें। यदि आपके पास एकाधिक शीट हैं, तो जांचें कि क्या आपकी फ़ैक्स मशीन बल्क भेजने का समर्थन करती है, यदि नहीं, तो आपको प्रत्येक शीट को अलग से सम्मिलित करना होगा।
चरण 7
बीप की प्रतीक्षा करें, मशीन को कागज उठाना चाहिए। अपने प्राप्तकर्ता का फैक्स नंबर डायल करें। तार के दूसरे छोर पर प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करें।
चरण 8
अपना परिचय दें और संकेत दें कि आप फैक्स भेजना चाहते हैं। पता करने वाले के साथ "प्रारंभ" बटन दबाएं (आमतौर पर वे कहते हैं: "प्रारंभ")। सभी चरण पूरे होने पर फैक्स भेजा जाएगा। ट्यूब को तब तक न बदलें जब तक कि कागज मशीन से होकर न गुजरे।
चरण 9
"संपर्क" बटन पर क्लिक करें और निर्दिष्ट करें कि क्या आपका पत्र प्राप्तकर्ता को भेजा गया है (क्या फैक्स पास हो गया है)। यदि प्रदर्शन की गुणवत्ता खराब है, तो सभी चरणों का पुन: प्रयास करें।
