लोगों को जल्दी ईमेल करने की आदत हो जाती है। शाम के दौरान, आप एक दर्जन या अधिक संदेशों का आदान-प्रदान कर सकते हैं, और दोस्तों और रिश्तेदारों के साथ पत्राचार अक्सर मौखिक संवाद जैसा दिखता है। हालाँकि, व्यावसायिक पत्र लिखते समय, आपको शिष्टाचार के नियमों का पालन करना चाहिए, और वे ई-मेल और नियमित मेल के लिए समान हैं।
यह आवश्यक है
- - इंटरनेट कनेक्शन वाला कंप्यूटर;
- - फोन बुक।
अनुदेश
चरण 1
अपने संदेश का उद्देश्य बताएं। इसे लिखना आवश्यक नहीं है, लेकिन आपको स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि क्या आप एक नया अनुबंध प्राप्त करना चाहते हैं, नए ग्राहक प्राप्त करना चाहते हैं, एक नया कर्मचारी नियुक्त करना चाहते हैं, दावा करना चाहते हैं, या बस छुट्टी पर भागीदारों को बधाई देना चाहते हैं।
चरण दो
इस बारे में सोचें कि वास्तव में आपका पत्र किसे प्राप्त करना चाहिए। इसका आकार काफी हद तक इस पर निर्भर करता है। हो सकता है कि आपको कुछ भी लिखने की आवश्यकता न हो, लेकिन फोन पर कॉल करना, किसी विशेष मंच पर स्थिति पर चर्चा करना या व्यक्तिगत रूप से समस्या का समाधान करना पर्याप्त होगा।
चरण 3
पत्र के प्रकार का चयन करें। उपभोक्ता के लिए, यह किसी उत्पाद या सेवा की पेशकश, विज्ञापन प्रकृति की अन्य जानकारी हो सकती है। आप एक सर्वेक्षण कर सकते हैं। बैंक अक्सर ग्राहकों को ऋण या नई उधार शर्तों की याद दिलाते हैं। आप उस व्यक्ति को रिक्तियों और रोजगार की सूचना के बारे में जानकारी भेज सकते हैं जिसे आप अपनी टीम में देखना चाहते हैं। कुछ संदेश फर्म के कर्मचारियों को लिखित रूप में प्राप्त होने चाहिए। ये अनुशासनात्मक जानकारी और कमी की चेतावनी हैं। भागीदारों को आमतौर पर नए प्रस्ताव, शिकायतें और क्षमायाचना प्राप्त होती है।
चरण 4
एक व्यावसायिक पत्र में कुछ विवरण होने चाहिए, इसलिए फॉर्म को तुरंत विकसित करना बेहतर है। भरे हुए फॉर्म को अटैचमेंट के रूप में ई-मेल द्वारा भेजा जा सकता है या मुद्रित किया जा सकता है और नियमित या प्रमाणित मेल द्वारा नियमित मेल द्वारा भेजा जा सकता है। सबसे ऊपर आपकी कंपनी का नाम होना चाहिए, या इससे भी बेहतर - लोगो। थोड़ा नीचे दिनांक और संख्या है, और यदि आवश्यक हो, तो नेटवर्क संसाधनों के लिंक (उदाहरण के लिए, यदि अनुबंध की शर्तें या निविदा दस्तावेज आधिकारिक वेबसाइट पर पोस्ट किए गए हैं)। पत्र के विषय के लिए कॉलम रखना बेहतर है। इसे बोल्ड करें। यह आपके प्राप्तकर्ता को उन दस्तावेजों को जल्दी से नेविगेट करने में सक्षम करेगा जो उसे हर दिन हस्ताक्षर के लिए भेजे जाते हैं।
चरण 5
अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक और उस व्यक्ति की स्थिति निर्दिष्ट करें जिसे पत्र का इरादा है। कई फर्मों की अपनी वेबसाइटें या इंटरनेट पर कम से कम होम पेज होते हैं। संभवत: वहां संपर्क हैं। आप सचिव को बुला सकते हैं और पता लगा सकते हैं कि कौन सा कर्मचारी किसी विशेष मुद्दे में शामिल है। कंपनी के नाम और यहां तक कि कर्मचारी भी हो सकते हैं जिनके उपनाम और आद्याक्षर समान हैं।
चरण 6
अपने पत्र की शुरुआत नाम और मध्य नाम के व्यक्तिगत पते से करें। इसमें "सम्मानित" शब्द जोड़ना उचित होगा, भले ही आप अनुशासनात्मक कार्रवाई का पत्र लिख रहे हों। परिचयात्मक भाग में, पिछले संपर्क के पतेदार को याद दिलाएं, भले ही वह बहुत समय पहले हो। संभव है कि यह कर्मचारी कई समस्याओं से जूझ रहा हो। उसे खुद को उन्मुख करने का अवसर देना आवश्यक है, और साथ ही यह दिखाने के लिए कि आप उसके समय को महत्व देते हैं। यह एक निश्चित तिथि पर हस्ताक्षरित अनुबंध का लिंक हो सकता है, या यह संदेश हो सकता है कि साइट पर पोस्ट किए गए रिज्यूमे की प्रबंधन द्वारा समीक्षा की गई है। यदि आप कोई प्रतिक्रिया लिख रहे हैं, तो कृपया बताएं कि आपके प्रतिवादी ने ट्रिगर के रूप में कौन सी कार्रवाई की है।
