आधुनिक मनुष्य को ईमेल करने के लिए मजबूर किया जाता है। इसके बिना, विभिन्न इंटरनेट परियोजनाओं में पंजीकरण करना, सामाजिक नेटवर्क पर खाते बनाना और पूर्ण व्यावसायिक जीवन जीना असंभव है। जहां सूचना का एक बड़ा प्रवाह है, वहां व्यवस्था बनाए रखने के लिए नियम होने चाहिए।
क्या आपने कभी यह गिनने की कोशिश की है कि आपके इनबॉक्स में प्रतिदिन कितने ईमेल आते हैं? कभी-कभी इनकी संख्या सौ से अधिक होती है, और यह सीमा नहीं है। यह बिल्कुल स्पष्ट है कि सूचना के इस तरह के प्रवाह में वास्तव में महत्वपूर्ण अक्षरों को खोजना क्यों मुश्किल है। आप अपने मेल में चीजों को कैसे व्यवस्थित कर सकते हैं और भविष्य में इस अराजकता की पुनरावृत्ति से कैसे बच सकते हैं?
समस्या की जड़
ईमेल एक क्लासिक संचार चैनल है जिसके माध्यम से पेशेवर वातावरण में सूचनाओं का आदान-प्रदान जारी रहता है। हम अपने ई-मेल पर सूचनाएं, परियोजना दस्तावेज, भुगतान के लिए चालान, भविष्य के व्यापार भागीदारों के संपर्क आदि प्राप्त करते हैं। ई-मेल में अराजकता सिर में गड़बड़ी पैदा करती है: आप अपने विचार एकत्र नहीं कर सकते, महत्वपूर्ण डेटा याद रख सकते हैं, कुछ भूलना आसान है, कुछ खोजना मुश्किल है …
इसलिए समय की कमी और साधारण चिड़चिड़ापन। तो क्यों न एक बार अपने ईमेल को साफ कर लें और फिर इसे हमेशा बनाए रखें?! मेरा विश्वास करो, इस तरह के मेल के साथ काम करना खुशी की बात है!
चीजों को क्रम में रखना
आने वाले पत्राचार को श्रेणियों में छाँटने की आदत डालें: काम, व्यक्तिगत, मनोरंजन, दिलचस्प, आदि। यदि आपको वास्तव में आवश्यकता हो तो आप अंतिम नाम से अक्षरों को छांटना भी शुरू कर सकते हैं। अपनी सेवा के मानक लेबल का उपयोग करना सुनिश्चित करें: अक्षरों को महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करें, उन्हें तारांकन और अन्य विशिष्ट संकेतों के साथ लगाएं। अनावश्यक ईमेल को सामान्य निर्देशिका में न छोड़ें - उन्हें तुरंत "स्पैम" के रूप में चिह्नित करें। यह अनावश्यक मेलिंग से सदस्यता समाप्त करने के लिए भी चोट नहीं पहुंचाता है।
अक्षरों के समूह के साथ काम करना सीखें। बस समान विशेषताओं वाले प्राप्त पत्रों की एक निश्चित संख्या को हाइलाइट करें और उन्हें एक अलग निर्देशिका में भेजें, उन्हें हटा दें या उन्हें चिह्नित करें। यह आने वाले ईमेल के बड़े प्रवाह में भ्रम की समस्या को प्रभावी ढंग से हल करने में मदद करता है।
जब आप महत्वपूर्ण ईमेल प्राप्त करते हैं, लेकिन आप तुरंत जवाब नहीं दे पाएंगे, तो उन्हें सबसे अमीर मानक लेबल के साथ चिह्नित करें: अगली बार जब आप मेल शुरू करेंगे, तो आप उन्हें पहले नोटिस करेंगे और उनका जवाब देंगे। यदि आप इसे तुरंत नहीं करते हैं, तो महत्वपूर्ण पत्र दूसरों के बीच खो जाएंगे, और आप उस व्यक्ति को निराश करेंगे या कुछ महत्वपूर्ण करने का समय नहीं होगा।
ऐसे पत्र हैं जिन्हें स्टोर करने का कोई मतलब नहीं है। यदि आप निश्चित रूप से जानते हैं कि प्राप्त पत्र स्पष्ट रूप से स्पैम है, तो इसे बिना खोले तुरंत हटा दें। अन्यथा, आप हर बार उस पर ठोकर खाएंगे, और शीर्षक को दोबारा पढ़ने में समय बर्बाद करेंगे। एक अक्षर के आयतन में, आप कुछ सेकंड खर्च करेंगे, लेकिन जब उनमें से बहुत सारे होते हैं, तो समय की बर्बादी काफी मूर्त हो जाती है।
